PEC: come funziona e come viene gestita

La posta elettronica certificata ha una gestione del tutto particolare e la sua architettura permette grande sicurezza.

La posta elettronica certificata (PEC) viene gestita in maniera diversa dalla posta elettronica "tradizionale"; quest'ultima infatti transita su server che offrono il servizio, ma che non sono controllati, certificati o sicuri al 100%.

Questo significa che la posta elettronica "tradizionale" puà essere contraffatta, creata ad arte o modificata a piacimento del programmatore; può essere modificata la data di invio e di ricezione, possono essere generati report con la forma e i dati che si vogliono. Quindi il valore di comunicazioni tramite e-mail "tradizionale" non sono attendibili al 100% perchè possono essere creati o manipolati.

Nel caso servisse una documentazione legalmente non impugniabile, quindi, la e-mail "tradizionale" fornisce documentazione non attendibile.

La PEC, invece utilizza una struttura diversa:
Innanzitutto non transita su server "normali" o a cui ha accesso chiunque sottoscriva un piano di Hosting; ma i messaggi PEC transitano sui server della authority designata, i quali registrano e certificano tutte le operazioni (invio, ricezione, note di ricezione, note di apertura, destinatari, mittenti, oggetto, corpo, allegati, ecc...).
In Italia una sola authority è stata designata e questa ha creato server dedicati solamente alla PEC con specifiche particolari che rendono i messaggi veri e propri documenti non contestabili da ogni punto di vista.
Il meccanismo però funziona solo se i messaggi transitano sui server dedicati PEC, perciò i documenti PEC sono certificati solo nel caso in cui l'invio e la ricezione avvengono tramite server PEC.
Questo significa che il sistema funziona ed è certificato solo se sia l'indirizzo del mittente che quello del destinatario sono di tipo PEC.

Un documento PEC, quindi, ha una validità legale forte e non discutibile; questo significa che un messaggio, con relativi allegati, può essere notificato in forma elettronica e non cartacea e valere ai fini legali.
Per questo si prevede che il sistema PEC presto rimpiazzerà strumenti che fino ad oggi erano considerati validi ai fini legali come fax, raccomandate, assicurate, ecc...

A breve la legge prevede che tutte le aziende si adeguino alla comunicazione via PEC; gli enti lo hanno già fatto.