Scrivere una e-mail: forse non tutti sanno che...

Come ogni strumento anche la posta elettronica ha le istruzioni per l'uso, ma quanti le hanno mai lette? Ecco alcuni consigli per utilizzare al meglio la posta elettronica.

La posta elettronica; tutti la utilizziamo, ma non sempre conosciamo lo strumento così bene da sfruttare tutte le sue potenzialità. Spesso, invece, commettiamo piccoli errori o distrazioni che possono recare fastidio a chi riceve i nostri messaggi.

Un esempio molto semplice sono le famose "catene di S.Antonio" che si diffondono velocemente e a macchia d'olio... ma perchè?
Spesso si commette una disattenzione e ogni indirizzo viene riportato nel messaggio o viene visualizzato da tutti gli altri... ecco come evitarlo.

Forse non tutti sanno che l'intestazione dei messaggi di posta elettronica permette molte funzionalità; tutti sanno compilare i campi "A:", "Oggetto:" e il corpo del messaggio; ma non sanno usare i campi "CC:" o "CCn".

L'intestazione della posta elettronica infatti permette di inviare messaggi in modo differenziato:

"A:" cioè il campo destinatario; è permesso inserire in questo campo più di un indirizzo e-mail, ma qiuesto campo è sempre visibile da tutti i destinatari del messaggio. Sarebbe corretto inserire in questo spazio solo il destinatario reale del messaggio.

"CC:" Copia per conoscenza, o per chi è vintage "carta carbone"; è permesso inserire in questo campo più indirizzi e-mail; anche questo campo è sempre visibile a tutti coloro che ricevono il messaggio e agli indirizzi in questa area viene inviata una copia del messaggio, ma non sono i destinatari. E' corretto inserire in questo campo tutti coloro che non sono destinatari del messaggio ma che vogliamo che ne vengano a conoscenza; inoltre permettiamo a tutti coloro il cui indirizzo è nel campo "A" e "CC" di vedere che una copia è stata inviata a questo indirizzo.

"CCn:" Copia per conoscenza nascosta, o per chi è vintage "carta carbone nascosta"; è permesso inserire in questo campo più indirizzi e-mail; gli indirizzi inseriti in questa area ricevono copia del messaggio, possono vedere tutti gli indirizzi presenti nel campo "A" e nel campo "CC" ma non quelli nel campo "CCn". Gli indirizzi in questo campo non sono  visibili a nessuno in quanto non vengono trasmessi assieme al messaggio. Questa è una delle funzionalità più utili e meno usate.

"Rispondi","Inoltra","Rispondi a tutti" sono funzionalità importanti e si differenziano non tanto nel modo di inviare il messaggio, quanto nel senso logico di riferimento. Tutti però nella maggior parte dei programmi riportano il testo della e-mail a cui si sta rispondendo completi di intestazione e indirizzi dei campi "A" e "CC"; in questo modo si diffondono indirizzi e-mail, e questo di solito è un errore.

"Rispondi" permette di inviare un messaggio a chi ci ha scritto riportando il testo inviatoci; nell'oggetto viene inserito "Re:" o "R:" davanti all'oggetto originale per indicare che è una risposta. Dal punto di vista logico solitamente risponde il destinatario (chi nel messaggio originale si trova nel campo "A") e il messaggio viene inviato all'indirizzo che si trova nel campo "DA".

"Rispondi a tutti" è simile a "Rispondi" ma nel campo "A" viene inserito l'indirizzo che si trova nel campo "DA" unitamente a tutti gli indirizzi visibili (tutti quelli nel campo "DA" e nel campo "CC"). Anche in questo caso l'intestazione completa viene riportata con tutti gli indirizzi visilbili (campi "A" e "CC").Nell'oggetto viene inserito "Re:" o "R:" davanti all'oggetto originale.

"Inoltra" serve per inoltrare un messaggio a terzi; nell'oggetto viene inserito "I:" davanti all'oggetto originale e anche in questo caso tutti gli indirizzi visibili (campi "A" e "CC") vengono riportati nel corpo del messaggio.

Come queste funzoinalità possono diventare controproducenti?
Per chi fa SPAM (invio di posta non desiderata come pubblicità o messaggi truffaldini) è importantissimo raccogliere più indirizzi e-mail reali, perchè possono contare su indirizzi che vengono controllati e usati spesso. I database di e-mail realmente esistenti sono venduti a caro prezzo perchè permettono di inviare pubblicità a caselle di posta elettronica attive.

Ebbene, se viene inviata una "catrena di S.Antonio" a utenti che indiscriminatamente inoltrano e rispondono, dopo pochi passaggi all'interno del messaggio troveremo tantissimi indirizzi di posta elettronica di persone ignare del fatto che il loro indirizzo è stato diffuso.

E' bene ricordare che gli indirizzi di posta elettronica personali o non diffusi volontariamente o pubblicati sono protetti da privacy per cui inoltrando o rispondendo dovremmo avere una autorizzazione scritta per diffondere gli indirizzi presenti nel corpo del messaggio.

Se riceviamo una e-mail dove il nostro indirizzo è stato inserito nel campo "A" o "CC" assieme ad altri indirizzi sappiamo che tutti gli indirizzi presenti in quei campi hanno ricevuto una copia del messaggio con in bella vista il nostro indirizzo, e questo non è cosa gradita... ma oramai non ci possiamo fare nulla.

Come fare allora per inviare un messaggio a più indirizzi senza diffondere gli indirizzi delle caselle e-mail altrui?
Proprio per questo esiste il campo "CCn".

Facendo un po' di attenzione potremo facilmente dimostrarci rispettosi della privacy altrui e utilizzare in modo corretto la posta elettronica:
Il modo più sicuro è quello di inserire nel campo "A" il nostro stesso indirizzo (ci mandiamo una copia del messaggio che stiamo inviando) e tutti gli indirizzi e-mail di coloro a cui volgiamo inviare una copia li inseriamo nel campo "CCn".
Se stiamo inoltrando o rispondendo a un messaggio preoccupiamoci di cancellare l'intestazione del messaggio precedente: nel corpo del messaggio cancelliamo tutti gli indirizzi presenti, così da non diffondere informazioni.

Agendo in questo modo i destinatari dei nostri messaggi apprezzeranno sicuramente il nostro impegno nel rispettare i loro dati.